FUNGSI MANAJEMEN ADALAH SERANGKAI KEGIATAN

Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen menurut beberapa para pakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya.

Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Menurut GEORGE. R. TERRY :

mendefinisikan manajemen dalam bukunya Principles of Management yaitu "Suatu proses yang membedakan atas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya". Dari definisi Terry itulah kita bisa melihat fungsi manajemen menurutnya.

Berikut ini adalah fungsi manajemen menurut GEORGE. R. TERRY :

1. Perencanaan (planning) yaitu sebagai dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksuud untuk mencapai tujuan.

2. Pengorganisasian (organization) yaitu sebagai cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkan mereka menurut kemampuan dan keahliannya dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.

3. Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan bisa memcapai tujuan.

4. Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

Hakikat dari fungsi manajemen dari Terry adalah apa yang direncakan, itu yang akan dicapai. Maka itu fungsi perencanaan harus dilakukan sebaik mungkin agar dalam proses pelaksanaanya bisa berjalan dengan baik serta segala kekurangan bisa diatasi. Sebelum kita melakukan perencanaan, ada baiknya rumuskan dulu tujuan yang akan dicapai.

Menurut LUTHER M GULLICK :

Luther Gullick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk mamahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih manfaat bagi kemanusiaan. Manajeman dikatakan baik apabila memiliki tujuan dan sasaran yang jelas dan diketahui oleh semua orang yang terlibat dalam kegiatan. Selanjutnya, menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan segala sumber daya (manusia, dana, sarana, kesempatan, sumber alam dan lainnya) secara optimal, efektif dan efesien. Tiap elemen-elemen ditata agar tidak tumpang tindih.

Berikut ini adalah fungsi manajemen menurut LUTHER M GULLICK :

1. Planning (Perencanaan) 

Perencanaan yang kata dasarnya “rencana” pada dasarnya merupakan tindakan memilih dan menetapkan segala aktifitas dan sumber daya yang akan dilaksanakan dan digunakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan mengacu pada pemikiran dan penentuan apa yang akan dilakukan di masa depan, bagaimana melakukannya, dan apa yang harus disediakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut untuk mencapai tujuan secara Fungsi dari perencanaan tersebut adalah sebagai berikut :

a) Menjelaskan berbagai masalah.

b) Menentukan prioritas masalah.

c) Menentukan tujuan dan indikator keberhasilan.

d) Mengkaji hambatan dan kendala.

e) Menyusun rencana kerja operasioanal.

2. Organizing (Pengorganisasian)

Pengoganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagi tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam kerja sama di suatu institusi. Kegiatan pengorganisasian menentukan siapa yang akan melaksanakan tugas sesuai prinsip pengorganisasian. Sehingga pengorganisasian dapat disebut sebagai keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya sarana dan prasarana untuk memunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi dan mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian tujuan. 

Dengan memandang pengorganisasian sebagai suatu proses, jelaskan bahwa banyak input dasar harus diperhatikan. 

Pertama-tama, struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena aktivitas suatu institusi diturunkan dari situ. 

Kedua, struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer institusi. Jadi, otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian, organisasi demikian itu dapat diubah. Ketiga, struktur organisasi seperti setiap rencana mana pun, harus mencerminkan lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. 

3. Staffing (Penyusunan Pegawai) 

Pengisian jabatan (staffing) akan mempengaruhi “kepemimpinan dan pengendalian”. Pengisian jabatan mengharuskan adanya pendekatan dengan sistem terbuka (open-system approach). Pengisian jabatan dilaksanakan di dalam institusi, yang pada gilirannya mempunyai hubungan dengan lingkungan luarnya. Oleh karena itu faktor-faktor intern perusahaan, seperti kebijaksanaan personalia, iklim organisasi dan sistem imbalan, harus diperhitungkan. Jelasnya, tanpa imbalan yang mencukupi, mustahillah untuk menarik manajer dengan kualitas yang tinggi dan menahannya, untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut. 

Lingkungan luar juga tak dapat diabaikan; teknologi tinggi membutuhkan para manajer yang terlatih baik, berpendidikan cukup, ini dapat menghambat perusahaan untuk berkembang dengan kecepatan yang diinginkan. Seperti fungsi-fungsi manajemen lainnya, staffing juga merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Tetapi agak berbeda dengan fungsi lainnya, penekanan dari fungsi ini lebih difokuskan pada sumber daya yang akan melakukan kegiatan-kegiatan yang telah direncakan dan diorganisasikan secara jelas pada fungsi perencanaan dan pengorganisasian. 

Aktifitas yang dilakukan dalam fungsi ini, antara lain menentukan, memilih, mengangkat, membina, membimbing sumber daya manusia dengan menggunakan berbagai pendekatan dan atau seni pembinaan sumber daya manusia. Penyediaan staf merupakan pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. 

Dalam upaya mengembangkan staf metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program pengembangan staf yang terdiri dari: presupervisory programs, middle management programs dan executive development programs. 

4. Directing (Pengarahan) 

Pengarahan adalah penjelasan, petunjuk, serta pertimbangan dan bimbingan terdapat para petugas yang terlibat, baik secara struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar, dengan pengarahan staff yang telah diangkat dan dipercayakan melaksanakan tugas di bidangnya masing- masing tidak menyimpang dari garis program yang telah ditentukan. 

Pengarahan (orientasi) meliputi mengenalkan pegawai baru kepada perusahaan, fungsinya, tugasnya, dan orang-orangnya. Perusahaan besar biasanya mempunyai program pengarahan yang formal yang menerangkan hal-hal ini: sejarah, produk dan jasa, kebijaksanaan umum, organisasi (divisi, departemen, dan lokasi), tunjangan (asuransi, pension, cuti), persyaratan kerahasiaan dalam kontrak pertahanan, dan peraturan keamanan ,dan lain-lain. 

Dalam pelaksanaannya pengarahan ini seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling sambil mengawasi, manajer sering kali memberi petunjuk atau bimbingan bagaimana seharusnya pekerjaan dikerjakan. Jika pengarahan yang disampaikan manajer sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staf, maka staf pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatannya. 

5. Coordinating (Koordinasi) 

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri. 

6. Reporting (Pelaporan)

Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. 

Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Fungsi ini umumnya lebih banyak ditangani oleh bagian ketatusahaan. Hasil catatan ini akan digunakan manajer untuk membuat laporan tentang apa telah, sedang dan akan dilakukan dalam upaya pencapaian tujuan. Fungsi recording and reporting ini akan berhasil jika tata kearsipan dapat dikelola secara efektif dan efesien. 

7. Budgetting (Pembuatan Anggaran) 

LUTHER GULLICK mengemukakan bahwa penganggaran termasuk salah satu fungsi manajemen. Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian organisasi melalui perencanaan fiskal dan akuntansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. APBN merupakan kependekan dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. APBN adalah anggaran pendapatan dan belanja negara Republik Indonesia setiap tahun yang telah disetujui oleh anggota DPR (Dewan perwakilan Rakyat). 

8. Controlling (Pengawasan)

Proses pengawasan mencatat perkembangan kearah tujuan dan memungkinkan manajer mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.  Melalui pengawasan yang efektif, roda organisasi, implementasi rencana, kebijakan, dan upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.  

Dari semua pembahasan diatas penulis menarik kesimpulan bahwa manajemen dapat dilakukan dengan baik apabila bisa menggerakkan, mengkordinir, mengarahkan dan mengatur sesuai proses pemanfaatan sumber daya organisasi dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang  direncanakan sesuai dengan perencanaan bersama kelompok, atau kelompok yang diarahkan.   

Disamping itu juga untuk mengetahui semua fungsi manajemen berjalan dengan baik, dibutuhkan perencanaan yang baik bersama kelompok yang disertai dengan pengorganisasian dan pengarahan. Yang paling terpenting adalah proses pengawasan untukmemonitor kemajuan organisasi dalam mencapai tujuan dan proses membandingkan hasil dan harapan. Baca juga Manfaat-bagi-pecinta-ataupun-penghobi

Related Posts